Quy trình quản lý kho hàng hiện nay

Quy trình quản lý kho hàng: Không chỉ riêng kho hàng mà bất cứ các hoạt động vận hành nào đều sẽ có những quy trình và quy tắc riêng để mang lại hiệu quả hoạt động. Bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về hệ thống quản lý kho hàng là gì và quy trình quản lý kho hàng diễn ra như thế nào.

Kho hàng là gì ?

Kho hàng là hệ thống nơi tập hợp, lưu trữ và chứa đựng các loại hàng hóa, vật tư sản xuất của các doanh nghiệp,… Đây là nơi diễn ra các hoạt động xuất và nhập kho để cung cấp hàng hóa cho thị trường, bảo đảm hàng hóa luôn đầy đủ.  Đây là vị trí liên quan tới việc tổ chức và bảo quản, cất giữ hàng hóa rất quan trọng của mỗi doanh nghiệp.

Quản lý kho là gì?

Quản lý kho là việc kiểm soát các hoạt động của kho hàng liên quan tới các công tác tổ chức và bảo quản số lượng hàng hóa nhập vào và xuất ra cùng các quy trình liên quan, đảm bảo tính liên tục của hàng hóa và góp phần giảm thiểu các chi phí khác nhằm tối ưu hóa các công việc giám sát kho hàng, mang lại hiệu quả nhất định.

Tại sao doanh nghiệp cần có quy trình quản lý kho hàng

Quy trình quản lý kho hàng sẽ đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Tối ưu hóa không gian lưu trữ kho và các hoạt động quản lý kho, giúp cho việc lưu trữ và cất giữ hàng hóa được dễ dàng và an toàn hơn
• Tối ưu hóa thời gian đặt hàng, có thể xử lý các đơn hàng một cách nhanh chóng, tăng hiệu quả bán hàng và tăng doanh thu
• Thực hiện các quy trình báo cáo một cách đơn giản và không mất nhiều công sức. Mọi thứ được tính toán một cách chính xác.
• Nắm bắt được số lượng hàng hóa trong kho, bám sát các tình hình quản lý xuất nhập kho
• Rút ngắn và tiết kiệm được thời gian quản lý, chi phí , nguồn nhân lực của doanh nghiệp
• Tăng sự hài lòng của khách hàng với tác phong nhanh nhẹn và chuyên nghiệp.

Trình tự các quy trình quản lý kho hàng

Bước 1: Nhập kho

Nhập kho là quy trình đầu tiên trong hệ thống quản lý kho. Đây là quy trình nhập hàng và kiểm tra số lượng hàng hóa tại thời điểm nhận hàng. Bước này hết sức quan trọng để có thể kiểm soát được số lượng hàng hóa để thực hiện các bước sau này.

Việc nhập kho yêu cầu phải kiểm tra kĩ càng và cẩn thận để có thể phát hiện và kiểm soát được hàng hóa kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn.

Bước 2: Lưu kho

Khi đã tiến hành nhập kho hàng, bước tiếp theo sau đó là quy trình lưu kho. Đây là bước diễn ra sau khi nhập hàng, bạn cần phải tiến hành sắp sếp hàng hóa và cất giữ vào một vị trí nào đó sao cho hàng hóa không bị hư hao và bố cục sắp sếp khoa học.

Việc này giúp cho việc sắp sếp hàng hóa nhanh gọn, tối đa hóa không gian lưu trữ và dễ dàng tìm kiếm bất kì mặt hàng nào khi cần thiết.

Bước 3: Nhặt hàng

Đây là bước khá tốn kém trong quy trình quản lý kho hàng, là việc thu thập hàng hóa trong kho để tiesn hành thực hiện các đơn hàng nhận được. Vì vậy nếu tối ưu hóa được bước này bạn sẽ giảm được một lượng chi phí đáng kể cho công việc của bạn.

Có 2 cách nhặt hàng phổ biến :

• Nhặt theo đơn hàng: phù hợp với những cửa hàng có doanh số nhỏ
• Nhặt theo cụm : phù hợp với những cửa hàng có số lượng đơn hàng lớn

Bước 4: Đóng gói và xuất kho

Là quá trình quản lý kho để dồn lại những sản phẩm theo từng đơn hàng và vận chuyển cho người mua. Bước này yêu cầu sự tỷ mỉ và chính xác để không mắc sai sót, nhầm lẫn hàng hóa.

VIệc này đòi hỏi hàng hóa phải được đảm bảo an toàn và phải tối ưu hóa khối lượng hàng hóa để giảm thiểu chi phí đóng gói hàng

Bước 5 : Hoàn hàng

Tỷ lệ bước này chiếm nguy cơ không cao, tuy nhiên hầu hết sẽ có số lượng nhỏ đơn hàng bị hoàn về. Khi hàng bị trả về cần tuân thủ một vài nguyên tắc như sau:

• Trả hàng đúng quy định và nêu rõ nguyên nhân cần trả để giảm tỉ lệ hoàn hàng.
• Khấu trừ doanh thu tương ứng với hàng hóa trả
• Thực hiện các quy định như nhập lại kho, sửa chữ,… đối với hàng hoàn

Bước 6: Kiểm hàng

Đây là việc diễn ra thường xuyên đối với toàn bộ hàng hóa để có thể phát hiện ra vấn đề sai sót cũng như các vấn dề xảy ra mất mát về hàng hóa.

Để thực hiện chu trình này một cách dễ dàng,bạn phải đảm bảo rằng kho hàng luôn được sắp sepseps và bày trí một cách khoa học. Cùng với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý kho hàng mà việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Bước 7 : Thống kê báo cáo

Thông thường quản lý kho bao gồm khá nhiều các hoạt động báo cáo như : số kho, báo cáo kho, báo cáo vượt mức quy định, gợi ý nhập hàng, báo cáo bán hàng,..

Để có thể thực hiện các báo cáo trên, việc sử dụng một phần mềm quản lý kho là vô cùng cần thết bởi nó tích hợp tất cả các quy trình về quản lý và báo cáo kho. Điều này giúp cho việc quản lý kho trở nên dễ dàng hơn.

Trên đây là quy trình quản lý kho cơ bản mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần biết và thực hiện. Việc quản lý kho theo đúng quy trình và có khoa học giúp cho việc thực hiện các thao tác được dễ dàng và  đem lại hiệu quả cao, tiết kiệm được nhiều chi phí khác. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.

Xem nguyên bài viết tại : Quy trình quản lý kho hàng hiện nay

source https://www.phutungxenanghang.info/quy-trinh-quan-ly-kho-hang-hien-nay/